مديريت واقعي در اداره‌ مجازي

علی بحرانی

کد خبر: ۲۳۷۰

تاریخ: ۲۲ فروردين ۱۳۸۸ - ۰۹:۵۴

ارسال مقاله "نگاهي به ادارات مجازي كازرون" به همايش تارنماي سبز كه در آن نوشته وضعيت سايتهاي اينترنتي ادارات و نهادهاي دولتي كازرون مورد نقد و بررسي قرار گرفته بود، براي نگارنده تا حدودي همراه با انتظاري بود كه آيا ادارات دولتي واكنشي در خصوص آن و وضعيت سايتهاي خود كه مورد نقد قرار گرفته نشان خواهند داد؟ و آيا اصولا آن مطلب باوجود آنكه در سايت كازرون نما نيز انتشار يافته است به گوش مسئولين خواهد رسيد يا خير؟ اما گذشت چندروزي از آن و نيز ملايم بودن لحن انتقادات مطرح شده، اين گمانه را قوت مي‌بخشيد كه اين مطلب نيز چندان مورد توجه و اهميت مسئولين دولتي قرار نگرفته است.

به صدا درآمدن زنگ تلفن همراه نگارنده و شندين صداي آشناي عسكري شهردار محترم كازرون از آن سوي خط در روز 8 فروردين و اشاره به آن مقاله اما، اين نااميدي را سرشار از شوق و هيجاني نمود، از آن جهت كه بالاخره مسئولي به انتقادات و پيشنهادات مطرح شده در آن نوشته توجه كرده و آنقدر مساله پايگاه مجازي براي وي با اهميت بوده كه در اولين روزهاي كاري سال 88 و پس از تعطيلات چند روزه، مدير دستگاه پر مراجعه و شلوغي چون شهرداري شخصا با نويسنده مطلب تماس گرفته و خواهان ملاقاتي حضوري مرتبط با موضوع باشد. شهردار كازرون در اين مكالمه چند دقيقه‌اي ضمن تشكر و تشويق نگارنده راجع به مقاله مذكور خواستار آن بود تا در ملاقاتي حضوري نگارنده را با سامانه الكترونيكي شهرداري كازرون آشنا گرداند و خدمات اين سامانه را از اين طريق به مردم معرفي نمايد. اين مساله از آن جهت بيشتر مورد توجه قرار مي‌گرفت كه شهردار محترم براي اين ملاقات در روزهاي تعطيل 12 و يا 13 فروردين ماه نيز اعلام آمادگي نمود.

صبح جمعه 14 فروردين ماه جناب عسكري شهردار كازرون پذيراي نويسنده آماتوري بود كه در ميان قشر مطبوعاتي كازرون از جايگاه خاصي برخوردار نيست و نقش عمده‌اي در معادلات ژورناليستي كازرون ايفا نمي‌كند، اما دقت نظر اين مدير و تلاش براي جامعيت بخشيدن به حوزه زير مجموعه خود او را در يك روز تعطيل كاري به جلسه‌اي 5/2 ساعته كشانده تا بخشي از اقدامات انجام شده دستگاه تحت مديريت ايشان در راستاي خدمات دولت الكترونيك را براي معرفي شدن به مردم تشريح نمايد. همچنان كه شهرداري كازرون در ايجاد پايگاه اينترنتي به همراه فرمانداري كازرون جزو پيشگامان در كازرون محسوب مي‌گرديد، امروز نيز در ارائه خدمات نوين الكترونيكي و اينترنتي و رسيدن به اهداف دولت الكترونيك جزو پيشگامان در سطح استان فارس مي‌باشد؛ به نحوي كه شهرهايي چون جهرم، مرودشت و سپيدان با وجود آنكه از مدتها قبل براي دستيابي به اين سيستم اقدام كرده بودند، امروز علي‌رغم صرف هزينه‌هاي بسيار در قالب قرارداد با شركتهاي بزرگ ( 2.700.000.000 ريال تنها توسط يكي از شهرداري‌ها) هنوز به يك سيستم فعال و كاربردي دست نيافته‌اند.

باوجود آنكه سيستم اينترنتي يكپارچه شهرداري كازرون هنوز از طريق اينترنت (آنلاين – On Line) در دسترس مردم قرار ندارد، اما اين سيستم فراگير كه در گام اول در داخل دائره شهرداري به صورت يك اتوماسيون خدمات دهي به مراجعان از حدود يك سال گذشته و يك اتوماسيون اداري – پرسنلي داخلي از 2 سال گذشته تا كنون فعال گرديده است، سرعت و دقت كارها و خدمات شهرداري را براي ارباب رجوع و كارمندان به شدت افزايش داده است. به نحوي كه چنانچه يك ارباب رجوع به عنوان مثال براي دريافت پروانه ساختماني با نقشه آماده مراجعه نمايد، شهرداري كازرون اين قابليت را دارد كه با بهره‌گيري از اين سامانه در يك روز براي وي پروانه ساخت و ساز صادر نمايد. اگرچه اين اظهار شهردار محترم كازرون براي نگارنده كمي اغراق آميز و خوش‌بينانه به نظر آمد، اما مشاهده سابقه چنين كاري كه ثبت درخواست و كارشناسي و فيش‌هاي واريزي و صدور پروانه در يك تاريخ انجام گرفته، ادعاي شهردار با حوصله كازرون را براي نگارنده به اثبات رساند و مشاهده گرديد كه اطلاعات اين سامانه به تفكيك مشخص مي‌نمايد كه هر پرونده در چه تاريخي تشكيل، در چه تاريخي نقشه ارائه و تاييد گرديده، در چه تاريخي كارشناسي شده و در كل از زمان درخواست تا صدور پروانه، چند روز در انتظار بوده است. همچنين اين سامانه كارايي لازم را براي آن دارد كه مردم در آينده‌اي نزديك بتوانند پرداخت الكترونيكي عوارض نوسازي، كسب و پيشه و خودروي خود را از طريق آن به صورت تلفن بانك و يا از طريق اينترنت پرداخت نمايند كه ظاهرا براي يك مورد از اين عوارض سه‌گانه در حال حاضر نيز فعال مي‌باشد.
از ديگر ويژگيهاي بخش خدمات رساني به مراجعان اين سامانه، ثبت پيشرفت هر مرحله و قابليت پيگيري وضعيت فعلي آن تنها با ارائه شماره پرونده مي‌باشد، به گونه‌اي كه با وارد كردن شماره پرونده، بلافاصله اطلاعات متقاضي به همراه اطلاعات شناسه ملك مورد نظر و وضعيت پرونده و ميزان طي مراحل مختلف آن به نمايش در آمده و جالب اينكه متقاضيان در طول شبانه روز از طريق سيستم پيامك نيز مي‌توانند از آخرين وضعيت پرونده خود باخبر گردند كه براي آن تنها كافي است پيامكي (SMS) با متن " شماره پرونده *#5#1# " (ستاره – مربع – پنج – مربع – يك – مربع – شماره پرونده متقاضي) به شماره 09177216838 ارسال نمايند تا متقابلا پيامكي حاوي اعلام آخرين وضعيت پرونده با اين شماره براي متقاضي ارسال گردد. جامعيت اين سيستم تا آنجا پيش رفته است كه اطلاعات بخش عظيمي از پروندهاي سنوات قبل نيز به همراه تصوير نامه‌ها و نقشه‌ها و مكاتبات به آن وارد و قابليت جستجو از طريق شماره پرونده و يا نام و نام خانوادگي فرد براي آنها محيا مي‌باشد؛ به طوري كه كارمندان مرتبط و يا مديران شهرداري مي‌توان در عرض چند لحظه تعداد املاك ثبت شده به نام يك فرد را جستجو و وضعيت فعلي پرونده هر ملك را در شرايط حاضر بررسي نمايند. اين سيستم ضمن برخورداري از ضريب امنيتي فوق العاده بالا و چند لايه، توانايي آن را دارد كه به صورت اتوماتيك از اطلاعات و داده‌ها به طور روزانه و ماهانه نسخه پشتيبان تهيه نموده و در شعاع 150 كيلومتري كازرون براي مصونيت آنها در برابر حوادث غير مترقبه چون آتش سوزي، زلزله، سيل، اشكالات فني سيستم و … نگهداري گردد‌. همچنين پيش‌بيني‌هاي لازم براي گسترش اين سيستم تا بدانجا در نظر گرفته شده كه فردي از طريق اينترنت به عنوان مثال در منزل تقاضاي خود را براي صدور پروانه ساختماني ارائه و پروانه ساخت و يا پايان‌كار را در منزل دريافت نمايد.

بخش ديگر اين سيستم كه اتوماسيون اداري و پرسنلي است از حدود 2 سال قبل فعال گرديده اما امروز با قابليتهاي بسيار گسترده در حوزه مالي – كارگزيني – انبار – اتوبوسراني و غيره فعال مي‌باشد كه با فعال شدن امضاي ديجيتال قابليت آن را دارد كه به طور مستقيم نامه‌هايي در كارتابل شهردار قرار گيرد و ايشان دستورات لازم را بدان الحاق و به بخش‌هاي مرتبط ارجاع نمايد. همانگونه كه اين سيستم اكنون اين امكان را به شهردار مي‌دهد تا وضعيت نامه‌هاي ارجاع شده و اقدامات انجام گرفته در خصوص آنها را مستقيما و از طريق لپ‌تاپ شخصي خود پيگيري نمايد و نيز دوائري از شهرداري كه خارج از ساختمان شهرداري قرار دارند – همچون سازمان اتوبوسراني – و به لحاظ بعد مسافت از دسترسي كمتري به شهردار برخوردارند، اين امكان برايشان فراهم گرديده كه نامه‌هاي اداري خود را براي شهردار ارسال و همان موقع با امضاي ديجيتالي شهردار آن را دريافت نمايند و بلافاصله نسخه چاپ شده آن را به ارباب رجوع تحويل دهند و از چندين مرحله رفت و آمد بين دو ساختمان شهرداري جلوگيري به عمل آورند. يا اينكه شهردار و معاونين بررسي كنند كه هر كارمند از چه ساعتي كار خود را آغاز نموده و ميزان پرونده‌هايي كه در طول وقت اداري انجام داده را نيز بررسي و از طريق آن ميزان بهره‌وري و كارايي هر پرسنل و يا حتي برنامه تراكم نوبت كارشناسي را براي اتخاذ تدابير لازم مورد توجه قراردهند. اين سيستم همچنين از اعمال نفوذ يا به اصطلاح پارتي‌بازي و اشتباهات فردي و محاسباتي خصوصا در محاسبه عوارض مرتبط با ساخت و ساز و همچنين سوء استفاده و زدوبندهاي اداري جلوگيري كرده و سرعت كار را نيز افزايش مي‌دهد و امور ساده‌تري چون درخواست مرخصي كارمندان را در اتاق شهردار نمايش داده و با تاييد شهردار سوابق آن در پرونده پرسنلي شخص ثبت مي‌گردد و انتظامات درب خروجي نيز از فرايند مطلع گرديده و ساعت خروج و ورود مجدد ثبت و باز در پرونده ذخيره مي‌گردد.

نگارنده معتقد است كه يكي از ويژگيهاي برجسته اين سيستم آن است كه براي استقرار آن كار كارشناسي انجام گرفته و براي به‌كارگيري آن و منطبق شدن با سيستم سنتي برنامه‌ريزي خوبي انجام گرديده و پرسنل شهرداري نيز طي يك برنامه‌ريزي منسجم و هماهنگ در مراكز آموزش رايانه به وسيله كارشناسان شركت طراح تحت آموزش قرار گرفته‌اند و سيستم نيز به صورت مرحله‌اي و آزمايشي اجرا و نهايتا گام به گام استقرار يافته و امروز تمامي امور شهرداري بر مبناي آن و تحت آن انجام مي‌پذيرد. تا جايي كه ظاهرا كار با كاغذ (بروكراسي) در شهرداري كازرون حداقل در بخش شهرسازي و ساخت و ساز تنها محدود به گزارش بازديد گرديده و مابقي امور به صورت الكترونيكي انجام مي‌گيرد. اين سيستم جامع كه امكان آن را فراهم ساخت تا شخصي چون نگارنده كه هيچ آشنايي قبلي با ساختارها و فرايندهاي پيچيده شهرداي ندارد تنها در طول كمتر از 2 ساعت به همراه شهردار از حدود 85 درصد اين اداره مجازي بازديد و از فعاليتهاي انجام گرفته در هر واحد از نزديك آشنا شود. كاري كه در ساختار واقعي شايد چندين روز به طول بيانجامد.

خوشبختانه شهرداري كازرون توانسته است اين سيستم را با پشتيباني‌هاي فني و امنيتي و خدمات به روزرساني با هزينه‌اي كمتر از 100.000.000 تومان به بهره برداري مطلوب برساند. چيزي كه در شهرداري‌هاي ديگر فارس، همانگونه كه گفته شد حتي با صرف هزينه‌هاي 270.000.000 تومان به مرحله بهره‌برداري نرسيد است. اين طرح با هماهنگي استانداري به عنوان شهرداري نمونه و پايلوت در كازون اجرا و سيستمها خريداري گرديده و شركت طراح نيز متعهد مي‌باشد كه پس از حصول نتيجه، اين سيستم به عنوان الگو به ساير شهرداريها نيز ارائه ‌گردد و هرچه از اين سيستم در شهرداريهاي فارس به فروش رسيد، سهمي نيز به شهرداري كازرون پرداخت خواهد شود؛ كه به نظر مي‌رسد اين مساله باعث برگشت كل هزينه به شهرداري گردد. در حقيقت نگارنده هرچه را در انتهاي مقاله "نگاهي به ادارات مجازي كازرون" آرزو كرده و آنها را جزو مسائل آرماني براي دستيابي در بلند مدت ادارات مجازي كازرون معرفي نموده، در اين سيستم ديده است و تنها بايستي برخي نقصهاي فني جزئي سيستم مرتفع و يكي – دو بخش غير فعال آن فعال گردد و سپس از طريق اينترنت در دسترس مردم نيز قرار گيرد تا بخشي از كارها نيز بدون مراجعه مردم به شهرداري انجام پذيرد. شهردار محترم كازرون نيز چون نگارنده معتقد بود كه بايستي براي فعالتر نمودن سايت اطلاع‌رساني شهرداري كار كارشناسي و ظرفيت سنجي انجام گيرد و اينكه اين سايت مسئول مستقيمي داشته باشد؛ اما در عين حال ايشان آمار بازديدكنندگان از سايت را كه چيزي در حدود 3 نفر در روز (براي ميانگين يك هفته قبل از آن تاريخ) بود براي تغييرات عمده در آن دلسردكننده مي‌دانست. ولي شايد فراگير كردن سيستم فعلي و فعال نمودن بخش روابط عمومي آن با اطلاع رساني‌هاي مناسب، همان اداره مجازي فوق آرماني باشد كه هر شهروندي در دهكده جهاني خواهان آن است.

اما نقطه ضعف بزرگ در خصوص اين سيستم را بايستي در عدم اطلاع رساني مناسب در خصوص اقدامات و خدمات انجام شده دانست. تا جايي كه بخشي از اين سيستم از 2 سال و بخش ديگري از آن از 1 سال قبل تا كنون فعال بوده اما يقينا عده زيادي از آن اطلاع چنداني ندارند. يا اينكه همچون تهران، در كازرون نيز شماره 137، شماره تلفن گوياي شهرداري است كه ارتباط مردم با شهرداري را تسهيل مي‌نمايد اما به نظر مي‌رسد كه همچون نگارنده عده بسيار زيادي نيز از وجود چنين خدماتي بي اطلاع باشند و اين دغدغه كه شايد باتوجه به نگاههاي سنتي برخي مسئولين ديگر، عمر مسئوليت شهردار كفاف به سرانجام نهايي رساندن اين طرح را نداشته باشد. اما به هر ترتيب توجه ويژه جناب عسكري شهردار محترم به مسائل مرتبط با حوزه مديريتش و اعمال مديريت واقعي بر ساختاري مجازي كه نياز امروز عصر ارتباطات است، بسيار ستودني است و اينكه حاضر باشد براي يك نويسنده ساده ساعتي وقت شخصي خود را در تعطيلات سال جديد اختصاص دهد.